電子取引の見積書の保存方法と保存書類！？

メール等の電子取引で授受した
請求書等の電子データは

現在は宥恕措置によって
書面での保存が認められています。


しかし、
令和６年から
電子データでの保存が必要となりますが、
その保存対象の範囲を
気にする声が出てきています。


特に見積書は
取引成立に至るまで
複数社と何度も授受されることがありますが、

いずれも正式な「見積書」の電子データであれば、
その全てが保存対象となります。


電子取引の保存対象となる
「取引情報」には

取引に関して受領、交付する
契約書、見積書等に
記載される事項が該当します。


たとえば、
一度確定した見積書の金額を変更し、
新たな金額を記載した見積書が授受された場合、

いずれも確定した見積書であるため、
両方とも保存対象の
「見積書」の電子データとして
保存が必要となります。


複数社に見積もりを依頼する
「相見積もり」も
同様です。


取引が成立した１社だけでなく、
複数社から確定した内容の
「見積書」を授受した場合、

取引に至らなかった会社の見積書を含め、
全て保存対象の
「見積書」の電子データとして
保存が必要となります。


見積書の受領側だけではなく、
交付側も保存が必要なので
注意が必要です。


一方、
確定した内容の
「見積書」でなければ
保存対象になりません。


たとえば、
「後日、正式な見積書のデータを送りますが、
　目安として暫定的な見積り金額等を送ります」
といった場合、

内容が確定した「見積書」ではないため、
保存は不要です。


電子取引の保存方法、
いろいろと面倒ですが、
分からなければ
全部電子保存しておいた方が
良さそうですね。


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