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中島祥貴税理士事務所
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令和4年1月1日以降、 メールで請求書を受け取った場合、 今までと保存方法が変わります。 ご存知でしょうか? 今までメールで 請求書などを受け取った際も、 紙に印刷し 保存する必要がありましたが、 令和4年1月1日以降は、 メールで請求書を受け取るなどの 「電子取引」は 紙での保存は認められず、 データ保存が義務になります。 データ保存が義務化される「電子取引」の例 ・請求書や領収書などをメール、クラウドサービスなどで渡す、又は受け取る場合 ・AmazonなどのECサイトで物品などを購入した際の領収書・明細 ・大手企業とのEDI取引 電子取引に係る書類の保存方法等は 以下を満たす必要があります。 ・取引年月日・金額・取引先名称で検索が可能であること ・範囲を指定(日付・金額)して検索が可能であること ・項目の組み合わせ(日付&金額、取引先&金額)で検索が可能であること 改ざん防止のため 次のいずれかを満たす必要ありました。 ・受領後、遅滞なくタイムスタンプを付与 ・タイムスタンプが付与されたデータを受領 ・データを削除訂正できない、又は訂正削除した履歴が残るシステム ・訂正削除の防止に関する事務処理規定の備付け 今回の改正は、 今までペーパーレスと無縁だった 中小企業に データ保存を 義務化するものです。 コストをかけない 現実的な対応は、 検索機能については PDFなどのファイル名を 「日付_金額_取引先.pdf」とし、 個別の項目で検索できるよう、 事業年度別などで フォルダにまとめる。 範囲指定、 組み合わせ検索はできないが、 税務署の求めに応じて データを示すようにし、 必要な措置は 「事務処理規定の備え付け」 で対応するのが良いかもしれません。 事務処理規定のサンプルは 国税庁HPより 確認できます。 サンプルでは 2ページのみで、 書類データの管理について 社内の管理責任者、 該当する電子取引などを記載するのみです。 ご相談、ご不安なことが ありましたら、 お気軽に 中島税理士・行政書士事務所まで お問い合わせください。 セカンドオピニオンとしても 税務調査対策としても ご提案を致しております。
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