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中島祥貴税理士事務所

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書類のペーパーレス化の導入にあたっての注意点!?【税務調査】

2021-01-19
新型コロナウイルス感染症の影響により、
テレワークを導入する企業が
増えています。


テレワークを実施するために、
書類のペーパーレス化を
進めている企業も
多いのではないでしょうか。


今日は、
ペーパーレス化の導入にあたり

税務上、
注意すべき点について
説明していきます。

	
日々増え続ける
請求書、領収書などを
7年間〜10年間も
紙で保存していくのは
大変なことです。


保管スペースの問題や、
保管期間を超過した資料を
適時に廃棄する手間など、
様々な面倒があると
思います。


では、
紙で受け取った請求書を
PDFで保存することは
可能でしょうか。


結論は、
請求書などの書類を
PDF等の電子データで
保存するためには、
以下の要件が
必要になります。


1、税務署長に承認申請書の提出				
保存を開始する日の3か月前までに、
税務署長に承認申請書など
必要書類を提出すること	

												
2、真実性の確保				
・入力期間の制限、受領又は作成後、一定期間内又は適時にデータ化すること
・スキャナ等の解像度要件
・解像度、階調など読取情報の保存
・データの訂正等の履歴、ヴァージョン情報の保存
・タイムスタンプの付与 
・入力者等の情報の確認  など

       												
3、可視性の確保				
・帳簿と書類の相互関連性を通し番号などで確認できること
・一定の要件を満たすカラーディスプレイなどの備え付け
・日付や金額で検索できる機能(範囲指定・複数条件での検索)
・システムの概要、保存に関する事務処理規定の備付け    など
												

上記の要件を
満たさない場合には、

原則通り、
PDFデータを
印刷して
紙で保存する必要があります。


しかし、
要件を満たすためには、
システムの構築や
運用上の留意点があります。


一定のコストがかかりますので、
事務処理の効率化と見合うのか、
投資前に判断が必要となります。
																								

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